Permanenty porządek na biurku w 3 krokach

Dawno, dawno temu, moje biurko wyglądało jak lej po bombie. Było na nim wszystko związane z tym nad czym pracowałem - jak i masa rzeczy, które nic wspólnego z pracą nie miały: notatki, wizytówki, stos dokumentów i rzeczy do zrobienia później. Byłem zbyt zapracowany, żeby zająć się uporządkowaniem tego chaosu i nawet jeśli w końcu mi się udało - w bardzo krótkim czasie wracałem do punktu wyjścia.
 
Dziś wygląda to zupełnie inaczej. Dziś na moim biurku nie ma nic, poza tym, nad czym aktualnie pracuję, może poza wyjątkiem notesu i pióra do robienia notatek na bieżąco oraz zapisywania pomysłów. To sprawia, że czuję się wolny i uspokaja mnie to w jakiś sposób. Redukuje stres i daje poczucie, że pracuję w usystematyzowany sposób. Definitywnie sprawia, że pewne rzeczy łatwiej jest znaleźć. Wreszcie sprawia, że czuję się bardziej efektywny i produktywny.
 
W jaki sposób  dokonałem zmiany? Nie powiem, żeby to było łatwe, ale praktykując to przez lata, doszedłem do wprawy. Kilka prostych kroków, które pomogły mi zacząć znajduje się poniżej. Bardzo ważne jest, żebyś zapamiętał czytelniku, że musisz mieć system, którego będziesz się trzymał i który będziesz egzekwował. W przeciwnym wypadku Twoje uporządkowane biurko bardzo szybko utonie w bałaganie.
 
Mnóstwo dobrych praktyk z obecnego systemu (w przeciwieństwie do innych, których próbowałem) pochodzi z książki "Getting Things Done" napisanej przez Davida Allena ( Lifehacker & 43 Folders ). "Filozofia Kaizen. Jak mały krok może zmienić Twoje życie" napisanej przez Roberta Maurera oraz "Zrób to od razu" - Kerryego Gleesona.
 
Oto system:
  1. Zbierz wszystkie rzeczy z biurka i szuflad na jedną kupkę. Wrzuć to wszystko do kosza lub pudła jeśli się nie mieści. Od tej pory wszystko co pojawi się na biurku musi wyjść z kosza lub pudła zgodnie z procedurą opisaną poniżej.
  2. Przeanalizuj stos zaczynając od góry. Nie sortuj, nie pomijaj dokumentów, nie odkładaj kartek spowrotem na stos. Zrób to co konieczne z danym dokumentem a następnie przejdź do następnego. Dostępne opcje to: skasowanie, delegacja, katalogowanie, realizacja, zaplanowanie do zrobienia później. Ważna jest kolejność działań, które wymieniłem. Jeśli coś zajmuje 2 minuty lub mniej - zrób to od razu. Jeśli zajmuje więcej i nie możesz tego skasować / wyrzucić, wydelegować czy skatalogować - wrzuć to na listę do zrobienia później. Więcej na temat listy "do zrobienia" w innym wpisie.
  3. Powtarzaj rutynę porządkowania przynajmniej raz dziennie. Koniec pracy jest do tego najlepszy, ale staram się sprzątać swoje biurko w ciągu dnia. Jak tylko przeanalizujesz swój stos, Twoje biurko będzie czyste. Kiedy dojdziesz już do ładu i porządku a wszystkie elementy będą dokładnie tam gdzie ich miejsce - utrzymuj ten stan. Postępuj zgodnie z systemem: wszystkie rzeczy lądują w pudełku i są procesowane zgodnie z wymienionymi wcześniej opcjami.

Oto jakie to proste. Masz numer telefonu zapisany na żółtej karteczce? Nie zostawiaj go na wierzchu. Dodaj go do programu zarządzającego kontaktami. Masz coś do zrobienia później? Nie zostawiaj dokumentów na biurku. Dodaj je do listy "do zrobienia" i wrzuć dokumenty do folderu "Action". Koniecznie sprawdzaj regularnie (raz dziennie lub raz na tydzień) zawartość folderu "Action". Ostatecznie musi być zawsze pusty. Skataloguj, skasuj / wyrzuć albo wydeleguj wszystko inne. 

Zostawianie rzeczy na biurku to prokrastynacja (i jako, że sam jestem prokrastynatorem, wiem o tym doskonale). Jeśli zostawisz je na później to z pewnością urośnie z tego niezły stos rzeczy do załatwienia. Zrób to od razu, podejmij decyzję, działaj.

Jeśli zdarzy się, że doprowadzisz swoje biurko ponownie do chaosu, a posprzątanie zajmie mnóstwo czasu - wykorzystaj metodę Kaizen. Poświęć na porządkowanie tylko 5 minut dziennie i ani minuty dłużej. Okaże się, że albo zrobisz wszystko za jednym razem i nie zajmie Ci to więcej niż godzinę, albo w przeciągu kilku dni uporządkujesz swoje biurko i będziesz mógł powrócić do kultywowania dobrych nawyków.

To co opisałem to dobry nawyk, który warto sobie wpoić. Niestety wykształcenie go zabiera trochę czasu. Możliwe, że będziesz o nim zapominał. Wracaj jednak myślami a następnie działaj. Wkrótce, stanie się to nawykiem, z którym ciężko będzie zerwać. Zaufaj mi, jak tylko przywykniesz do czystego biurka, nie będziesz chciał już tego zmieniać..