Organizacja zadań metodą 1-3-5

Przedstawiam prosty sposób na stworzenie efektywnej listy zadań. Lista świetnie sprawdza się zarówno w wersji papierowej (kalendarz książkowy) jak i w wersji elektronicznej. Osobiście preferuję drugą wersję a do zarządzania zadaniami wykorzystuję Google Calendar.

Oto kilka prostych kroków, które sprawią, że nawet przy zabieganym trybie życia staniemy się bardziej produktywni:

  1. Przygotuj listę wszystkich zadaniań
  2. Podziel zadania na priorytety - A - Zadania pilne i ważne, które absolutnie należy wykonać w danym dniu; B - Zadania ważne, które warto wykonać w danym dniu, ale jeśli wykonamy je jutro - nie stanie się tragedia; C - zadania o niskim priorytecie, z reguły można je przerzucać dowolnie na liście. Czasem okazuje się, że część zadań rozwiązuje się sama w wyniku realizacji zadań A i B. Czasem tracą na znaczeniu i okazuje się, że nie trzeba ich w ogóle wykonywać; D - zadania o najniższym priorytecie. Nie mają z reguły wpływu na nasze działania. Brak ich realizacji nie rzutuje na nasze kluczowe działania.
  3. Stosuj słowa klucze - zadania na liście opisuję w dosyć specyficzny sposób, co w przypadku list elektronicznych pozwala dosyć szybko jest sortować. Na przykład, zadanie o najwyższym priorytecie, które polega na wysłaniu wiadomości do klienta wygląda w kalendarzu z reguły w następujący sposób: A > Nazwa klienta > Akcja > Słowo klucz (A > Nobilitus.pl > e-mail > wsparcie procesów sprzedażowych)
  4. Numeruj zadania gdy masz ich za dużo - pozwoli to zapanować nad kolejnością wykonywania zadań np : A 1 > Nobilitus.pl > e-mail > wsparcie procesów sprzedaży
  5. Stosuj metodę 1-3-5 - Metoda którą prawdopodobnie opracował Alex Cavoulacos z themuse.com. Metoda polega na tym, że w danym dniu wpisujesz do zrobienia 1 duże zadanie, 3 średniej wielkości zadania i 5 niewielkich. W naszym przypadku może to oznaczać 1 x A, 3 x B i 5 x C. Metodę można dowolnie modyfikować w zależności od naszych możliwości.
  6. Rozbijaj duże zadania na mniejsze - Największy problem przy prokrastynacji polega na tym, że jeśli zadanie jest opisane zbyt ogólnie - nigdy nie dojdzie do jego realizacji. Rozbijaj dużę zadania na mniejsze a następnie nadaj im priorytety itd aż do momentu realizacji. Pamiętaj, nawet mrówka może przenieść słonia - kawałek po kawałku.
  7. Zaczynaj pracę od najwyższych priorytetów - Jak mawiał Brian Tracy w "Zjedz tę żabę" - zacznij dzień od najcięższego, najgorszego, najtrudniejszego, wymagającego najwięcej odwagi, skupienia i pracy zadania. Jeśli załatwisz to od razu - cała reszta jest już czystą formalnością.
  8. Pracuj nad nawykiem - tak jak w każdym przypadku, najważniejszy jest nawyk. Stosuj tą metodę przez min 21 dni aby poczuć efekt.

Powodzenia!